Notion kondigt AI-notitieprogramma voor vergaderingen aan met AI-samenvatting en transcriptie

Nu deze functie net is gelanceerd, vraagt u zich misschien af ​​of deze iets voor u is. Laten we eerst samen de goede en minder goede aspecten van de functie bekijken om een ​​overzicht te krijgen. Daarna laat ik u zien hoe je deze functie kunt gebruiken en vergelijk ik hem met andere beschikbare opties.

Voordelen:

• Integreert naadloos met de rest van de Notion workspace
• Biedt zeer nauwkeurige transcripties
• Beschikt over een intelligente AI-assistent die de context van een vergadering echt begrijpt
• Biedt een intuïtieve, goed ontworpen interface die perfect aansluit bij de stijl van Notion. Het combineert op slimme wijze handmatige notities met het transcript, zodat er geen cruciale informatie in de samenvatting ontbreekt.

Nadelen:

• Vereist een maandelijks Notion-abonnement, zelfs voor incidenteel gebruik. Gebruikers die transcripties niet vaak nodig hebben, geven wellicht de voorkeur aan een service waarbij per gebruik wordt betaald, zoals Scribewave, dat vergelijkbare AI-mogelijkheden aanbiedt.
• Deze functie vereist dat u de de Notion desktop-app installeert.

Notion AI Meeting Notes gebruiken: een stap-voor-stap handleiding

Notion’s AI-meeting notes is een krachtige tool die automatisch uw vergaderingen opneemt, transcribeert en samenvat. Hier vindt u een uitgebreide handleiding over hoe u deze effectief kunt gebruiken.

Aan de slag

Allereerst moet u de Notion voor desktop app (ik neem aan dat u al een Notion-account heeft). Zodra dat is gebeurd, maak je een nieuwe pagina aan en voeg je het blok met AI-vergadernotities toe aan uw pagina.

Er zijn vier eenvoudige manieren om het blok met AI-vergadernotities aan uw pagina toe te voegen:

• Typ "/meet" en selecteer "AI-vergadernotities"
• Klik op de knop 'Ontmoeten' onderaan een lege pagina
• Gebruik de sneltoets Shift + Command + Y (Mac)
• Maak verbinding met een Zoom-gesprek om een ​​automatische prompt te ontvangen

Uw opname instellen

Volg deze belangrijke stappen voordat u begint met opnemen:

1. Vraag toestemming van de deelnemer

Mogelijk moet u de deelnemers aan het gesprek laten weten dat u het gesprek opneemt.

Omdat Notion de audio van je geluidskaart opneemt, is er geen bot nodig in de vergadering. Dat betekent dat de deelnemers aan de vergadering meestal niet merken dat je de opname maakt, behalve als u het scherm deelt.

2. Start met opnemen

• Klik op "bevestig toestemming" gevolgd door "start"
• Controleer of u de audiogolfvorm ziet die aangeeft dat er een actieve opname is
• Pro tip: Zorg ervoor dat u de juiste microfoon selecteert in de instellingen voordat u begint

Tijdens de vergadering

Tijdens het opnemen kunt u:

• Extra aantekeningen maken in het daarvoor bestemde notitiegedeelte
• Pauzeren en hervatten de opname indien nodig
• Standaard Notion-opmaak voor uw handmatige notities gebruiken

Na de bijeenkomst

Zodra u de opname stopt, zal Notion AI:

• Een uitgebreide samenvatting genereren
• Een volledig transcript geven
• Potentiële actiepunten identificeren
• Hiermee kunt u zowel de samenvatting als het transcript bewerken en aanpassen

Haal het maximale uit uw vergadernotities

U kunt uw door AI gegenereerde vergadernotities op verschillende manieren optimaal benutten. Na uw vergadering kunt u actiepunten eenvoudig omzetten in taken door ze rechtstreeks naar uw takendatabase te slepen. Om georganiseerd te blijven, kunt u sjabloonpagina's in uw databases gebruiken voor consistente vergaderdocumentatie. Het systeem stelt u ook in staat uw notities te verbeteren door gerelateerde video-opnames van Zoom of Google Meet in te sluiten. Wanneer u moet samenwerken, kunt u uw notities delen via webpublicaties of gasttoegang. Tot slot behoudt u de context door uw vergadernotities te koppelen aan relevante projectpagina's in uw werkruimte.

Hoe Notion AI Meeting Notes zich verhoudt tot alternatieven

Er zijn tegenwoordig een heleboel oplossingen voor vergadernotities. Enkele van de populairste alternatieve tools voor vergadernotities heb ik hieronder opgelijst:

1. Granola AI

Voordelen:

• Deze software gaat aan de slag met uw onbewerkte vergadernotulen en zet deze om in professionele notulen.
• Granola biedt integraties met belangrijke videoconferentietools zoals Zoom en Google Meet.
• Het heeft een gebruiksvriendelijke interface met realtime transcriptiemogelijkheden.

Nadelen:

• Beperkte aanpassingsopties voor samenvattingen.
• Voor geavanceerde functies is een abonnement vereist.

2. Fireflies.ai

Voordelen:

• U kunt een bot uitnodigen om automatisch deel te nemen aan vergaderingen, deze op te nemen en te transcriberen.
• Het integreert met populaire samenwerkingshulpmiddelen zoals Slack en Notion.
• Het heeft een performante zoekfunctionaliteit waarmee u specifieke momenten in transcripties kunt vinden.

Nadelen:

• De herkenning van de spreker kan soms onnauwkeurig zijn.
• Fireflies kan moeite hebben met accenten of slechte geluidskwaliteit.

3. Scribewave

Voordelen:

• In tegenstelling tot de andere software, vereist Scribewave geen abonnement
• Deze online tool levert de hoogste nauwkeurigheid bij transcriptie in 90 talen en dialecten, waaronder het Nederlands en Vlaams
• Scribewave geeft prioriteit aan privacy en biedt aangepaste DPA's aan haar zakelijke klanten

Nadelen:

• U moet uw opnames uploaden via de website - er is nog geen integratie met meeting software zoals Zoom
• De AI-notities zijn pas toegankelijk nadat het bestand is getranscribeerd

4. TLDV

Voordelen:

• Deze software neemt vergaderingen rechtstreeks op vanuit Google Meet en Zoom en schrijft ze uit.
• Hiermee kunnen gebruikers specifieke momenten tijdens een vergadering markeren, zodat ze deze snel kunnen raadplegen.
• Het is eenvoudig om met TLDV te beginnen: het biedt een gratis versie met basisfuncties.

Nadelen:

• Voor geavanceerde functies is een betaald abonnement vereist.
• Beperkte transcriptienauwkeurigheid in omgevingen met veel ruis.

5. Leexi

Voordelen:

• Leexi hanteert een 'privacy first'-filosofie, wat belangrijk kan zijn voor Europese gebruikers
• Het biedt gedetailleerde vergadersamenvattingen met actiepunten.
• Leexi biedt een bibliotheek met kant-en-klare prompts voor uw samenvattingen.

Nadelen:

• Heeft geen realtime transcriptiemogelijkheden.
• De gebruikersinterface kan iets minder gepolijst aanvoelen dan de alternatieven

Vergeleken met deze alternatieven heeft Notion AI Meeting Notes een unieke aanpak voor het transcriberen en samenvatten van vergaderingen, met een aantal belangrijke onderscheidende kenmerken ten opzichte van andere oplossingen.

Naadloze integratie in uw bestaande Notion-werkruimte: De oplossing van Notion is direct geïntegreerd in uw werkruimte, waardoor u niet meer hoeft te schakelen tussen verschillende apps of handmatig content hoeft te importeren. De vergadernotities, samenvattingen en transcripties worden een organisch onderdeel van uw Notion-ecosysteem.

Opnamemogelijkheden: Hoewel de tool audio via de microfoon van uw computer vastlegt en geen video opneemt, biedt het flexibiliteit voor zowel virtuele als fysieke vergaderingen. In tegenstelling tot concurrenten die als deelnemer aan de vergadering deelnemen, richt Notion zich op eenvoud en betrouwbaarheid.

Sprekerherkenning en -controle: Het platform hanteert een meer basale benadering van sprekersidentificatie, waarbij deelnemers tijdens het gesprek namen noemen. Dit wordt echter gecompenseerd door nauwkeurige handmatige opnamebediening, zodat u nooit een moment mist.

Aanpassing en notities maken: Twee opvallende kenmerken zijn:

• De mogelijkheid om door AI gegenereerde samenvattingen te bewerken, waardoor nauwkeurigheid en duidelijkheid worden gegarandeerd, vooral voor materialen die rechtstreeks met de klant worden gedeeld
• Een speciale ruimte voor het maken van aantekeningen in realtime tijdens vergaderingen, waarbij deze aantekeningen worden opgenomen in de uiteindelijke samenvatting

Andere oplossingen bieden mogelijk aanvullende functionaliteiten, zoals video-opnames of automatische herkenning van deelnemers. De kracht van Notion ligt echter in de integratie met uw bestaande workflow en de focus op gebruikerscontrole en -aanpassing.

Conclusie: Voor wie regelmatig meetings heeft en graag werkt met Notion

De nieuwe AI-notitiefunctie voor vergadernotities van Notion is een belangrijke stap voorwaarts voor teams en individuen die Notion regelmatig gebruiken voor documentatie en projectmanagement. Hoewel het misschien niet de perfecte oplossing is voor incidentele gebruikers vanwege de abonnementsvereisten, biedt het uitzonderlijke waarde voor degenen die al in het Notion-ecosysteem zitten. De nauwe integratie met bestaande workflows en de mogelijkheid om AI-gegenereerde samenvattingen naadloos te combineren met handmatige notities, maken het een aantrekkelijke keuze voor regelmatige notulisten die hun proces voor vergaderdocumentatie willen stroomlijnen.

Moet u af en toe vergaderingen op een pay-as-you-go-basis transcriberen? Of wilt u opnames van interviews, focusgroepen of podcasts transcriberen voor onderzoek of samenvattingen? Zo ja, dan kunt u Scribewave gratis proberen. Dit is een transcriptieservice die ik speciaal voor deze use cases heb ontwikkeld.